Le règlement intérieur du GMN

 

 Préambule.

• Le présent règlement intérieur a pour finalité de préciser les conditions d’exécution du contrat associatif en prévenant l’arbitraire interprétatif individuel. Il complète les statuts et est opposable à tout membre de l’association.
• Les compléments des statuts et du  règlement intérieur sont les décisions de l’Assemblée générale et du Conseil d’Administration.
• L’association doit assurer leur publicité auprès de ses membres selon les modalités fixées par le Conseil d’administration.
• Les formulaires évoqués dans ce règlement intérieur y sont annexés. Ils sont déterminés par le Conseil d’administration.

Personnalité morale.

• Le nom de l’association est fixé par les statuts : « Groupe Mycologique Nazairien ».
• Le sigle (abréviation) est : « G.M.N. »
• L’association s’est dotée d’un logo représentant le pont de Saint Nazaire, deux Amanita caesarea (amanites  des Césars) au 1^er plan et son nom en chapeau.
• Ce sigle doit figurer sur tout support de communication de l’association. Il peut orner des objets mis à la vente par décision de l’Assemblée générale.
• Le siège social est fixé par les statuts mais le Conseil d’administration peut autoriser l’utilisation d’adresse(s) postale(s) de membres dirigeants pour faciliter le fonctionnement.
• La personne morale est représentée par la personne physique élue à la Présidence.
• Le Conseil d’administration peut mandater un membre dirigeant pour une mission définie dans le dit mandat.

Fonctionnement

1- Les adhésions, les cotisations, les radiations.

• La première adhésion est effective après remise du bulletin  d’adhésion accompagné du paiement de la cotisation.
• Le renouvellement d’adhésion s’effectue par le paiement de la cotisation à l’ouverture de l’Assemblée Générale annuelle.
• La cotisation doit être acquittée en euros par chèque ou en espèces.
• Son montant est fixé par l’Assemblée générale annuelle sur proposition du Conseil d’administration et figure sur le bulletin  d’adhésion.
• La cotisation est individuelle ou de couple.
• Le non renouvellement de la cotisation et la radiation entraînent la perte de la qualité de membre.
• La radiation est prononcée par le Conseil d’administration après que l’intéressé ait pu s’expliquer sur les faits qui lui sont reprochés.
• Elle n’entraîne pas le remboursement de la cotisation.
• Motifs pouvant entraîner la radiation : être responsable d’actes et/ou de faits contraires aux buts de l’association et/ou entraînant un préjudice pour celle-ci ou pour un ou plusieurs de ses membres.

2- Les instances associatives.

Elles sont fixées par les statuts : Assemblée générale, Conseil d’administration, Bureau.

L'Assemblée Générale.

• C’est l’organe souverain. Avec la convocation, sont joints le compte-rendu de l’Assemblée générale précédente, un bulletin de cotisation, un formulaire de mandat de représentation + de candidature.
• Ces deux documents sont remis au début de la séance ou expédiés  par la poste au siège. Les candidatures au  C.A. peuvent être déclarées avant le vote pour le remplacement des membres sortants.
• L’ordre du jour complet est établi par le Conseil d’administration. Il comprend obligatoirement :
  1. Comptage du nombre d’électeurs inscrits ;
  2. Validation du compte-rendu de l’Assemblée générale précédente ;
  3. Bilan d’activité (rapport moral) ;
  4. Bilan financier (rapport budgétaire) ;
  5. Présentation des projets d’activités ;
  6. Présentation du budget prévisionnel ;
  7. Election au Conseil d’administration : déclaration de candidature puis vote ;
  8. Autres sujets inscrits par le Conseil d’administration.
• Tous les points sont soumis à débat et à  approbation. Les votes se font à main levée sauf demande d’un membre « inscrit » exigeant un vote à bulletin secret .Le matériel de vote doit être prêt pour cette éventualité : une urne + papier.

Le Conseil d’administration.

• C’est l’organe de gouvernance.
• L’élection au Conseil d’administration se fait à la majorité relative et en cas d’égalité de voix à l’ancienneté civile.
• La perte du statut d’administrateur, en dehors de la perte de qualité de membre de l’association, est fixée par les statuts.
• Le Conseil d’administration se réunit après son élection à l’Assemblée générale pour élire le bureau, approuver le compte-rendu de sa précédente réunion, fixer les dates de ses prochaines réunions  pour les inscrire  au planning semestriel d’activités.
• Dans ses réunions le Conseil d’administration gère les activités et le fonctionnement associatifs conformément aux statuts et au  présent règlement. Il prend des décisions à la majorité de ses membres présents. Certaines de ses décisions devront être validées par l’Assemblée générale annuelle. Il mandate certains de ses membres pour des responsabilités spécifiques concernant le fonctionnement et /ou les activités associatives.
• Il désigne les membres représentants l’association dans des instances associatives tierces et fixe leur mandat.
• Le Conseil d’administration exerce les fonctions disciplinaires.

Le Bureau.

• C’est l’exécutif de l’association désignant les membres dits « dirigeants » élus par le Conseil d’administration. Les conditions d’élection sont les mêmes que pour les membres du Conseil d’administration.
• Il n’a aucune activité  fonctionnelle propre.

3- Les membres dirigeants. 

La présidence.

• Représentation légale de la personne morale. Fonction dirigeante qui peut-être déléguée pour tout ou partie à  des vice-président(e)s.
• La délégation est décernée par la Présidence et/ou le Conseil d’administration.
• Elle prépare toutes les réunions de Conseil d’administration et de l’Assemblée générale. Elle coordonne l’activité des autres membres dirigeants.
• Elle engage les dépenses et valide les recettes. Elle dispose de la signature sur le compte bancaire.

La trésorerie.

• Fonction de gestion financière assurée dans le cadre de la légalité de tenue de compte associatif par un(e) titulaire et un (e) adjoint (e).
• La comptabilité est tenue en partie simple.
• Les pièces justificatives de dépenses et de recettes sont archivées.
• Délivrance de factures validées par la présidence.
• Satisfaction aux obligations légales concernant l’inventaire du patrimoine (partie constituante de la personne) : biens, créances, dettes, situation financière, livre-journal.
• Etablissement du bilan annuel et du budget prévisionnel présentés à l’Assemblée générale annuelle par le Trésorier.
• Règlement des cotisations aux organismes auxquels l’association a décidé d’adhérer.
• Etablissement des dossiers de demandes de subventions.
• Règlement des remboursements de frais aux membres concernés selon les dispositions légales et règlementaires.
• La comptabilité peut-être tenue à l’aide d’un logiciel spécialisé sur ordinateur à condition qu’un double soit conservé sur un deuxième support numérique d’archivage.
• Tenue du compte bancaire. La trésorerie dispose de la signature sur le compte bancaire.

Le secrétariat.

• Fonction de communication entre les membres dirigeants, le Conseil d’administration, et les autres membres, concernant les courriers et les courriels entrant(s) et sortant(s). La circulation de l’information à l’interne, les convocations, la rédaction et la diffusion des comptes-rendus des réunions (Assemblée générale, Conseil d’administration).
• Tenue du registre des délibérations. L’ensemble est enregistré sur deux supports numériques différents.
• Le secrétariat partage avec la trésorerie la tenue du listing des membres. Le secrétariat est assuré par un(e) titulaire et  un(e) adjoint(e).

4- Les ressources et les frais de fonctionnement.

• Les ressources énumérées à l’article 8 des statuts constituent les moyens financiers des activités conformes aux buts de l’association.
• Les subventions doivent exclusivement  être affectées à ce pourquoi  elles ont été attribuées. Les éventuels excédents budgétaires et/ou produits financiers peuvent être affectés à de l’investissement concernant l’amélioration des conditions d’exercice des activités.
• Les frais de fonctionnement sont ceux engagés par des membres administrateurs et /ou mandatés dans le cadre des activités de l’association.
• Ces frais sont établis en année civile sur un formulaire had hoc dans le cadre réglementaire de l’administration fiscale concernant les frais de déplacement.
• Les calculs kilométriques se feront sur la base du site « via Michelin » de domicile à lieu de destination avec éventuelles étapes. Ils ne font pas l’objet d’un remboursement par l’association mais de ce fait d’une possible réduction d’impôt.

5- La responsabilité  civile et les assurances.

•  5La responsabilité civile de l’association est couverte par une compagnie d’assurance choisie par le Conseil d’administration pour  sa meilleure couverture assurancielle au meilleur tarif. Elle couvre les activités internes et ouvertes au public ainsi que les biens de l’association.
• Elle ne se substitue pas aux assurances responsabilité civile individuelles des membres, ni ne couvre leurs biens en cas   d’usage dans le cadre des activités associatives.
• Les garanties ne sont assurées que dans le cadre du respect des prescriptions légales, réglementaires et contractuelles particulièrement dans le domaine de la sécurité des personnes et des biens.
• Le fichier informatique des membres est conforme à la délibération n° 2010-229 du 10 juin 2010 de la Commission Nationale Informatique et Libertés, exonérant de déclaration préalable.

Activités.

• Les activités énumérées aux alinéas 1 à 8 sont la déclinaison concrète des buts énumérés à l’article 2 des statuts. Elles n’ont pas de caractère réglementairement obligatoire et peuvent être modifiées semestriellement par le Conseil d’administration.
• Pour la botanique l’association a constitué un groupe spécifique .Pour optimiser l’atteinte de ses buts, l’association adhère à la Fédération des Associations Mycologiques de l’Ouest, à la Société Mycologique de France, et à Saint-Nazaire Associations.
• D’autres affiliations peuvent être réalisées sur décisions du Conseil d’administration qui désigne les représentants mandatés dans ces organismes.
• Sont seul habilités à déterminer les espèces de champignons, les membres qualifiés de « mycologues »sur la liste remise au public.
• Une liste de vérificateurs peut être déposée en Préfecture.

1- Les calendriers semestriels et les plaquettes.

• Le programme des activités est élaboré de façon semestrielle. Après approbation du Conseil d’administration il est adressé à chaque membre.
• Une plaquette de présentation de l’association et de ses activités est éditée grâce au sponsoring et diffusée gratuitement au  public lors des différentes manifestations associatives.
• Des affiches, des flyers et tout autre support informent le public de l’exposition annuelle de St Nazaire.

2- Les réunions.

• Les réunions sont destinées aux membres pour l’amélioration des connaissances mycologiques et botaniques et leur mise en commun.
• Leurs dates, leurs rythmes, leurs horaires et leurs lieux sont fixés après avis des intéressés semestriellement.
• Leur contenu est déterminé en fonction des demandes et des disponibilités des intervenants.

3- Les sorties.

• Les sorties mycologiques et botaniques sont ouvertes aux membres intéressés et à d’éventuels invités.
• Pour les sorties botaniques il faut prendre contact avec le groupe botanique.
• Les sorties mycologiques sont encadrées par un  responsable chargé de la séance de détermination. Il est désigné par le Conseil d’administration ainsi que son éventuel remplaçant. Leurs  noms figurent sur le calendrier semestriel.
• D’autres sorties sont encadrées  à l’occasion de la préparation d’expositions sous la responsabilité de la direction de l’exposition et/ou de l’organisateur de l’exposition.
• Des sorties, à la demande d’organismes divers, peuvent être encadrées seulement par les membres qualifiés de « mycologues ». L’organisation et la responsabilité de ces sorties incombent à l’organisme demandeur.
• Le Conseil d’administration  décide du coût de la prestation et de l’intervenant.

4- Les expositions.

• L’association organise une exposition annuelle à St Nazaire dans les conditions fixées par le contrat de location de la salle. Le prix du droit d’entrée est fixé par le Conseil d’administration.
• Les autres expositions sont commanditées par des municipalités, des Offices de Tourisme, ou d’autres organismes. La charge organisationnelle leur incombe.
• L’association assure l’encadrement des sorties pour la récolte, la détermination, la mise en place des champignons et l’accueil du public en contrepartie de l’attribution d’une subvention dont le montant est fixé annuellement par le Conseil d’administration pour couvrir tous les frais engagés.
• Le Conseil d’administration désigne un ou deux membre(s) pour assurer la direction de ces expositions. Dans ces expositions, des stands spécifiques peuvent être dédiés aux champignons et aux plantes toxiques.

5- Les journées d’études.

• L’association organise une session de journées d’études mycologiques au mois de novembre intitulée « Journées de l’Estuaire ».
• Elle est consacrée à l’étude des champignons des zones dunaires.
• Sa durée est de 7 jours maximum.
• Son organisation, les tarifs, les conditions d’inscription sont fixées par le Conseil d’administration.
• Les sorties organisées dans ce cadre sont ouvertes à tous les membres.

6- Les interventions diverses.

• Des organismes (tels des Comités d’entreprises, des associations, etc…) peuvent solliciter l’association pour des interventions diverses (sorties, conférences, expositions, etc.…).
• Le Conseil d’administration décide des conditions de l’intervention, du ou des intervenant(s) et du prix de la prestation dont le paiement est affecté aux recettes de l’association dans son intégralité.

7- Les locaux et le matériel.

• L’association, pour ses activités et son fonctionnement, utilise des locaux qui sont soit loués soit prêtés. 
• Dans les deux cas l’usage de ces locaux est fixé par des réglementations qui leurs sont propres et qui doivent être respectées par les usagers : membres de l’association et publics.
• Tout auteur d’entorse à ce principe, entrainant des conséquences préjudiciables, sera sanctionné en fonction du préjudice subi.
• Ces locaux peuvent être équipés de matériels mis à notre disposition. Le même principe s’applique concernant l’usage de ces matériels.
• D’autres matériels sont la propriété de l’association. Dans l’attente d’un local de stockage, ils sont confiés par le Conseil d’administration à des membres de l’association pour leur garde et éventuellement leur entretien voire l’exclusivité de leur usage. Certains de ces matériels sont stockés dans des placards au siège de l’association sous la responsabilité des groupes utilisateurs qui en détiennent les clés.
• Une liste spécifique, annexée au présent règlement, concernant ces matériels, est dressée par le Conseil d’administration :
  • Désignation du matériel et valeur d’achat ;
  • Lieu de garde et responsable ;
  • Conditions d’utilisation.
• Cette liste sera remise à jour autant que de besoin, et au minimum une fois par an pour l’AG annuelle.

8- Le site internet.

• L’association gère un site Internet par l’intermédiaire d'un(e) administrateur(trice) désigné(e) par le Conseil d’administration. Il (elle) assure la fonction d’administrateur du site, effectue les mises à jour régulières.
• Toute modification importante est soumise à l’approbation du Conseil d’administration.
• Le refus de la publication de son image par un adhérent doit être expressément signifié par celui-ci sur son bulletin d’adhésion.

  Adopté par l’Assemblée générale du 11 janvier 2018